أرشفة الأنشطة وقواعد منع التعديل (Archive & Restrictions)
الهدف
التعرف على ضوابط تجميد وتعديل البيانات في لوحة تحكم Skool.Cool، وفهم آلية أرشفة الأنشطة للحفاظ على السجلات التاريخية.
1. قواعد منع التعديل (Edit Restrictions)
لحماية التقارير المالية وسجلات حضور الطلاب من التلف أو التناقض البنيوي، يطبق النظام تلقائياً قيوداً صارمة على تعديل حقول الأنشطة القائمة بحسب حالتها التشغيلية:
| حقل النشاط | قبل وجود مسجلين أو حضور | بعد وجود مسجلين (Payment Pending / Active) | بعد بدء أخذ حضور الطلاب فعلياً |
|---|---|---|---|
| اسم النشاط / الوصف | متاح للتعديل ✅ | متاح للتعديل ✅ | متاح للتعديل ✅ |
| رسوم الاشتراك (Fees) | متاح للتعديل ✅ | مجمد (قراءة فقط) 🚫 | مجمد (قراءة فقط) 🚫 |
| طرق الدفع (Payment) | متاح للتعديل ✅ | مجمد (قراءة فقط) 🚫 | مجمد (قراءة فقط) 🚫 |
| السعة الاستيعابية (Capacity) | متاح للتعديل ✅ | متاح للزيادة فقط ✅ | متاح للزيادة فقط ✅ |
| تواريخ الجدول الأسبوعي | متاح للتعديل ✅ | متاح للتعديل ⚠️ (بتحذير) | مجمد (قراءة فقط) 🚫 |
أسباب تجميد الحقول:
- الرسوم وطرق الدفع: لا يمكن تغيير قيمة الاشتراك لطلب تم تقديمه أو دفعه بالفعل لتجنب الخلافات المالية وفشل تسويات بوابة StreamPay.
- السعة: يسمح بزيادة السعة في أي وقت لاستيعاب المزيد، ولكن يُمنع تقليلها إلى قيمة أقل من عدد الطلاب النشطين حالياً.
- التواريخ والجدول: بمجرد تحضير الحصة الأولى، تُقفل تواريخ الحصص لمنع تعارض سجلات حضور الطلاب الماضية.
2. أرشفة الأنشطة (Activity Archiving)
لا يدعم النظام الحذف النهائي للأنشطة التي تحتوي على تسجيلات أو بيانات حضور حية، وذلك التزاماً بقوانين الاحتفاظ بالبيانات وتسهيل التدقيق المالي والإداري. كبديل عن الحذف، يتم استخدام ميزة الأرشفة:
متى نلجأ للأرشفة؟
- عند انتهاء الفصل الدراسي أو اكتمال كافة حصص النشاط وتسوية كافة المبالغ المالية.
- لإخفاء الأنشطة القديمة من شاشة العمل اليومي لتسهيل تصفح الأنشطة الجارية.
خصائص النشاط المؤرشف:
- يتحول النشاط بالكامل إلى حالة قراءة فقط (Read-Only) ويُقفل فيه خيار التعديل أو الجدولة أو تحضير الحضور نهائياً.
- يختفي النشاط من القائمة الرئيسية للأنشطة النشطة وينتقل لجدول الأنشطة المؤرشفة.
- تظل كافة التقارير وسجلات الحضور والغياب والإيصالات المالية الخاصة بالنشاط المؤرشف محفوظة في النظام للرجوع إليها في أي وقت.
المسار للوصول للأنشطة المؤرشفة
القائمة الجانبية > [Activities] > اضغط على خيار الأنشطة المؤرشفة [Archived Activities].
